Dokumentenbereich
Dokumentenmanagement im HR – ohne unsichere E-Mails, ohne ungenaue Freigabeordner, ohne unnötigen Anruf beim HR
Lohnabrechnungen unverschlüsselt per E-Mail zu versenden: Dieses Risiko gehen viele Schweizer Organisationen noch ein, weil eine einfache Alternative fehlt.
tipee bietet jeder Person einen persönlichen virtuellen Tresor: Damit ist das HR-Dokumentenmanagement sicher und automatisiert.
Das Ergebnis: Mitarbeitende finden ihre Dokumente selbst, das HR verliert keine Zeit mehr mit dem Verteilen von Dokumenten, und die revDSG-Konformität ist gewährleistet.
Unverbindlich · Antwort innert 1 Arbeitstag · 30-minütige Demo
Funktionen
Ein virtueller Tresor für jede Person – ohne Aufwand
HR-Dokumentenmanagement ist keine Nebenaufgabe, sondern eine gesetzliche Pflicht. So macht tipee sie einfach und konform.
Digital und persönlich, so geordnet, wie Sie es wollen
Jede Person hat in tipee ihren eigenen Dokumentenbereich. HR-Dokumentenmanagement ist keine Frage von zu offenen Freigabeordnern oder überlaufenden Postfächern mehr, sondern ein strukturierter, sicherer und von jedem Gerät zugänglicher Bereich.
Lohnabrechnungen automatisch verteilt, mit einem Klick
Exportieren Sie Ihre Abrechnungen aus Ihrer Schweizer Lohnsoftware. Importieren Sie sie mit einem Klick in tipee. Die Verteilung läuft automatisch: Jede Abrechnung landet im richtigen Tresor, und alle Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Keine unsicheren E-Mails, keine manuelle Verteilung, kein Versand per Post mehr.
Zugriffsrechte auf Dokumente, die Fehler ausschliessen
Weil HR-Daten sensibel sind, sind die Zugriffsrechte auf die betroffenen Personen beschränkt. HR und Geschäftsleitung können Dokumente etwa ablegen, ändern oder löschen – und entscheiden, welche davon die Mitarbeitenden einsehen können.
Autonomie der Mitarbeitenden entlastet das HR
Bertrand braucht seine letzten drei Lohnabrechnungen für eine Wohnungsbewerbung. Marie macht ihre Steuererklärung. Thomas will vor dem Jahresgespräch sein Pflichtenheft nachlesen. Alle öffnen ihren virtuellen HR-Tresor, finden ihr Dokument und müssen nicht beim HR nachfragen. Kein Detail: Das sind Dutzende vermiedene Unterbrechungen pro Monat.
Vertrauliche Notizen
Das Extra? Vertrauliche Notizen, chronologisch geordnet. Anomalien, Anfragen für einen Lohnvorschuss oder eine Beförderung ausserhalb des üblichen HR-Prozesses lassen sich festhalten und bei Bedarf wiederfinden.
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tipee vereinfacht die Verwaltung von Arbeitszeit, Absenzen und Planung – für HR, Führungskräfte und Teams.
In nur 30 Minuten sehen Sie konkret, wie sich tipee an Ihre Organisation anpasst.
Was tipee beim HR-Dokumentenmanagement konkret verändert
Kriterium |  Vor tipee |  Mit tipee |
|---|---|---|
| Lohnabrechnungen | Lohnabrechnungen gehen unverschlüsselt per E-Mail raus | Automatische Verteilung in den persönlichen Tresor jeder Person |
| Zugriffsrechte | Freigabeordner mit ungenauen Zugriffsrechten | Rechte pro Dokument, «Benutzeransicht» zur Kontrolle |
| Zugriff der Mitarbeitenden | Mitarbeitende rufen für jedes Dokument beim HR an | Selbstständiger Zugriff rund um die Uhr, von jedem Gerät |
| Benutzeransicht | Nicht überprüfbar, was die Person wirklich sieht | «Benutzeransicht»: prüfen Sie genau, was die Person sieht |
| Archivierung | Die Archivierung ist chaotisch, Versionen vermehren sich | Strukturierte Verzeichnisse |
Referenzen
Sie haben ihre Zeitverwaltung mit tipee vereinfacht
tipee reduziert nicht nur Ihren administrativen Aufwand, sondern professionalisiert Ihre Organisation. Über 100'000 Nutzerinnen und Nutzer haben tipee bereits in der Tasche.
ZEITERFASSUNG & ANWESENHEIT
tipee ermöglicht die transparente Verwaltung der Arbeit vor Ort oder im Homeoffice – ein Vorteil sowohl für die Mitarbeitenden als auch für den Arbeitgeber.
VERWALTUNG DES HOMEOFFICE
Für mich als Teamleiterin bringt tipee eine enorme Zeitersparnis! Eine vereinfachte Übersicht über die geleisteten Stunden des Teams. Eine präzise Erfassung der effektiven Stunden. Kontrolle und Validierung der Stunden werden erleichtert.
FAQ
Häufige Fragen zu HR-Dokumenten
Zugriffsrechte, sicheres Teilen, Archivierung: Ihre Fragen zum Dokumentenmanagement in tipee.
Was ist ein virtueller HR-Tresor in tipee?
Das ist ein persönlicher, gesicherter Dokumentenbereich für jede Person. Er kann jede Art von Datei enthalten (PDF, Word, Excel, Bilder, Videos, Links) und ist in frei wählbaren Verzeichnissen organisiert. Das HR-Dokumentenmanagement läuft in tipee: HR legt ab, Mitarbeitende sehen ein, und die Zugriffsrechte sind in jedem Schritt kontrolliert.
Ist tipee für das HR-Dokumentenmanagement revDSG-konform?
Ja. tipee wird in der Schweiz entwickelt und gehostet. Die Zugriffsrechte auf Dokumente sind fein abgestuft und nachvollziehbar: Sie wissen genau, wer welches Dokument sehen kann. Mit der «Benutzeransicht» prüfen Sie visuell, was eine Person wirklich sieht. Der Versand von Lohnabrechnungen per unsicherer E-Mail wird durch die automatische Verteilung in jeden persönlichen Tresor ersetzt.
Wie funktioniert die automatische Verteilung der Lohnabrechnungen?
Sie exportieren Ihre Abrechnungen aus Ihrer Schweizer Lohnsoftware (kompatibel mit den meisten Lösungen auf dem Markt). Sie importieren die Datei mit einem Klick in tipee. tipee verteilt jede Abrechnung automatisch in den Tresor der richtigen Person und schickt eine E-Mail-Benachrichtigung. Derselbe Ablauf funktioniert für die jährlichen Lohnausweise.
Welche Dateiformate nimmt der virtuelle HR-Tresor an?
Alle gängigen Formate: PDF, Word, Excel, Bilder (JPG, PNG), Videos und Links. Die Grenze liegt bei 25 MB pro Datei. Für besondere Anforderungen mit grösseren Volumen wenden Sie sich an das tipee-Team.
Können Mitarbeitende selbst Dokumente in ihrem Tresor ablegen?
Die Rechtekonfiguration entscheidet, wer Dokumente ablegen, ändern oder löschen kann. Standardmässig verwalten HR und Geschäftsleitung die Dokumente, die Mitarbeitenden sehen sie ein. Je nach Konfiguration können Sie Mitarbeitenden erlauben, bestimmte Dokumente (Belege, Arztzeugnisse) in ihrem eigenen Bereich abzulegen.
Was ist die «Benutzeransicht» im HR-Dokumentenmanagement?
Mit der «Benutzeransicht» sehen Sie den Tresor einer Person genau so, wie sie ihn sieht – mit den sichtbaren und den nicht sichtbaren Dokumenten. Ein unverzichtbares Kontrollinstrument, bevor Sie ein Dokument freigeben: Sie vermeiden Sichtbarkeitsfehler und erfüllen Ihre Pflichten nach DSG.
Wozu dienen die geteilten Verzeichnisse pro Bereich?
Geteilte Verzeichnisse stellen Dokumente bereit, die ein ganzes Team betreffen: interne Abläufe, Stellenbeschreibungen, Weiterbildungspläne, regulatorische Unterlagen. Sie funktionieren wie eine Team-Dropbox innerhalb von tipee – ohne Ihre HR-Software zu verlassen und ohne separat Zugriffsrechte einzurichten.
Kann man Notizen oder Kommentare zu Dokumenten hinzufügen?
Ja. Zu jedem Dokument lässt sich eine Notiz erfassen: ein mündliches Gespräch zu einem Dokument festhalten, ein Ablaufdatum notieren, eine Entscheidung dokumentieren. Die Timeline-Ansicht zeigt alle Dokumente und Notizen einer Person in chronologischer Reihenfolge – praktisch, um bei einem Audit die Dokumentenhistorie nachzuvollziehen.
Haben Sie weitere Fragen?
Wenn Sie eine weitere Frage haben oder den ersten Kontakt lieber schriftlich aufnehmen, nutzen Sie unser Formular.
Wir antworten innert 1 bis 2 Arbeitstagen.
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