HR-Software für Vereine und NGO
Angestellte, Freiwillige, Subventionen: tipee bündelt die Personaladministration Ihres Vereins in einer einzigen Applikation!
Vereine in der Schweiz jonglieren mit unterschiedlichen Anstellungsformen, verschiedenen Finanzierungsquellen und immer genaueren Reporting-Anforderungen. Gleichzeitig hängt die Personaladministration oft an einer einzigen Person – und an Tabellen, die längst an ihre Grenzen stossen.
tipee bündelt alles: Angestellte, Freiwillige, Stunden pro Subvention, Onboarding, Absenzen – in einer einzigen Schweizer Applikation.
Unverbindlich · Antwort innert 1 Arbeitstag · 30-minütige Demo
Funktionen
Eine HR-Software, welche die Realität von Vereinen und NGO versteht.
tipee gibt Ihnen die Werkzeuge, um die Stunden von angestellten und freiwilligen Teams zu verwalten, Absenzen zu verfolgen und Auswertungen für Ihre Geldgeber zu erstellen. Jede Person behält ihre eigenen Informationen selbst im Griff.
Gemeinsame Planung für Angestellte und Freiwillige
Organisieren Sie Ihre Teams in einer einzigen Einsatzplanung, die Angestellte und Freiwillige mit ihren spezifischen Regeln unterscheidet. Teilen Sie Ressourcen nach Aktivität zu, organisieren Sie Vertretungen und erkennen Sie Verstärkungsbedarf frühzeitig.
Alles in Echtzeit sichtbar für die Verantwortlichen.
Einfaches mobiles Stempeln für Freiwillige
Ihre Freiwilligen stempeln in Sekunden vom Smartphone oder an einer Stempeluhr vor Ort – ohne lange Schulung, ohne komplizierte Konten. Die Stunden laufen in Echtzeit auf und sind für die Verantwortlichen jederzeit einsehbar.
Stundenzuordnung nach Aktivität, Projekt oder Subvention
Das Modul Aktivitäten ist der Trumpf für Vereine. Jede Stunde (auch von Freiwilligen) wird der entsprechenden Aktivität, dem Projekt oder der Subventionslinie zugeordnet. Erstellen Sie Ihre Berichte für Spenderinnen und Spender, Stiftungen und öffentliche Stellen individuell.
Abwesenheitsmanagement
Krankheit, Ferien, Sonderurlaub: Verwalten Sie die Absenzen Ihrer Teams und Freiwilligen über eine einzige Oberfläche. Die Salden werden automatisch nach den Regeln jeder Anstellungsform berechnet. Schluss mit Pivot-Tabellen und E-Mails, die verloren gehen.
Zuschläge und Entschädigungen automatisch
Nachtarbeit, Wochenende, Feiertage, Pikett: tipee berechnet die Zuschläge automatisch nach dem für Ihren Verein anwendbaren GAV. Weniger Fehler bei der Lohnabrechnung, mehr Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitenden.
Strukturiertes Onboarding für neue Personen
Jede neue Person – angestellt oder freiwillig – durchläuft in tipee einen geführten Einführungsprozess: Dokumente unterschreiben, Zugänge erstellen, Schulungen absolvieren. Dank Aufgabenverwaltung wird die Integration zu einem kontrollierten Ablauf.
Alle Dokumente an einem Ort
Verträge, Einsatzvereinbarungen für Freiwillige, Zeugnisse, Nachträge: alle HR-Dokumente zentral im digitalen Personaldossier jeder Person. Gesicherter Zugriff, einfaches Teilen mit der Geschäftsleitung oder der Revisionsstelle.
Spesenabrechnungen
Ihre Mitarbeitenden und Freiwilligen reichen ihre Spesen über die Applikation ein. Die Freigabe ist einfach, die Verknüpfung mit Aktivität oder Projekt erfolgt automatisch. Die Rückerstattungen sind nachvollziehbar und in Ihre Lohnsoftware exportierbar.
Schweizer Lohn-Integrationen
tipee exportiert direkt in Ihre Lohnsoftware. Ihr Treuhandbüro oder Ihre Buchhaltung übernimmt die Daten ohne Doppelerfassung. Weniger Fehler, ein entspannterer Monatsabschluss.
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Entdecken Sie, warum mehr als 2'000 Schweizer Unternehmen tipee nutzen
tipee vereinfacht die Verwaltung von Arbeitszeit, Absenzen und Planung – für HR, Führungskräfte und Teams.
In nur 30 Minuten sehen Sie konkret, wie sich tipee an Ihre Organisation anpasst.
Was tipee in Vereinen und NGO konkret verändert
Kriterium |  Vor tipee |  Mit tipee |
|---|---|---|
| Angestellte und Freiwillige gemeinsam | Zwei parallele Systeme: Excel für die Angestellten, Papierliste für die Freiwilligen | Eine einzige Applikation mit eigenen Regeln pro Anstellungsform, einheitliche Sicht in Echtzeit |
| Reporting an Spender und Geldgeber | Stunden pro Aktivität am Monatsende von Hand rekonstruiert – zeitraubend und fehleranfällig | Bericht Stunde für Stunde, automatisch aus dem Modul Aktivitäten erstellt |
| Integration neuer Freiwilliger | Informeller Empfang, verstreute Dokumente, Zeitverlust für das feste Team | Strukturierter Onboarding-Ablauf: Dokumente, Zugänge und Schulungen geführt in tipee |
| Berechnung der Zuschläge | Zuschläge von Hand nach GAV berechnet, Fehler- und Streitrisiko | Automatische Berechnung nach den parametrierten GAV-Regeln, korrekte Löhne auf Anhieb |
| Abwesenheitsmanagement | E-Mail oder WhatsApp an die verantwortliche Person, Salden von Hand nachgerechnet | Antrag online, Genehmigung mit einem Klick, Salden automatisch aktualisiert |
| Übermittlung an den Treuhänder | Mehrere Dateien, manuelle Exporte, Korrekturen nach dem Versand | Direkter Export in Ihre Lohnsoftware, mit einem Klick, ohne Doppelerfassung |
Referenzen
Was Vereine und NGO über tipee denken
Vereine und NGO aus der ganzen Schweiz nutzen tipee täglich für die Führung ihrer Teams.
Das sagen sie dazu.
ZEITVERWALTUNG
Das ist genau die Anwendung, die wir für die Zeitverwaltung unserer Mitarbeitenden gesucht haben: einfach in der Anwendung, zuverlässig, relevant, mit Echtzeit-Einsicht in Guthaben/Abrechnungen, für alle zugänglich … kurz gesagt top
ZEITERFASSUNG & ANWESENHEIT
tipee ermöglicht die transparente Verwaltung der Arbeit vor Ort oder im Homeoffice – ein Vorteil sowohl für die Mitarbeitenden als auch für den Arbeitgeber.
FAQ
Häufige Fragen zu tipee für Vereine und NGO
Alles, was Sie zur Personaladministration von Vereinen und NGO mit tipee wissen möchten.
Verwaltet tipee Angestellte und Freiwillige gleichzeitig?
Ja. Mit tipee lassen sich unterschiedliche Anstellungsformen in einer Applikation führen: Angestellte, Freiwillige, Aushilfen, Praktikantinnen und Praktikanten. Jede Form kann eigene Regeln für Stempeln, Absenzen und Zuschläge haben. Sie behalten die einheitliche Sicht, ohne die Regeln zu vermischen.
Lassen sich die Stunden für das Reporting an Spender nach Subvention oder Aktivität zuordnen?
Das ist eine der meistgenutzten Funktionen unserer Vereinskunden. Mit dem Modul Aktivitäten lässt sich jede Stunde einer Subventionslinie, einem Projekt oder einer Aktivität zuordnen. Die Berichte entstehen automatisch – bereit für Stiftungen, Gemeinden oder kantonale Stellen.
Eignet sich tipee auch für kleine Vereine mit wenig HR-Ressourcen?
Ja. tipee wird von Vereinen mit 5 Personen ebenso genutzt wie von NGO mit 500 Mitarbeitenden. Die Applikation ist modular: Sie aktivieren nur, was Sie brauchen. Die Einführung begleitet unser Team – auch dann, wenn Sie keine eigene HR-Abteilung haben.
Wie hilft tipee, die Fluktuation bei Freiwilligen zu senken?
Ein strukturiertes Onboarding, ein einfacher Zugang vom Smartphone und ein reibungsloses digitales Erlebnis tragen zur Bindung der Freiwilligen bei. Mit tipee go stempeln Freiwillige, sehen ihre Planung und reichen ihre Spesen ein – ohne lange Schulung.
Werden Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit automatisch berechnet?
Ja. tipee berechnet die Zuschläge nach den Regeln Ihres GAV oder Ihres internen Reglements. Nachtarbeit, Wochenende, Feiertage, Pikett: Alles wird bei der Einführung parametriert und danach in jeder Lohnperiode automatisch berechnet.
Werden unsere Daten in der Schweiz gehostet?
Ja, zu 100 %. tipee wird in der Schweiz entwickelt und gehostet. Ihre Daten verlassen die Schweiz nie – konform mit dem DSG/revDSG und mit der DSGVO für Vereine mit Tätigkeit in Europa.
Lässt sich tipee mit unserer Lohnsoftware oder unserem Treuhandbüro verbinden?
tipee ist direkt mit den meisten Lohnprogrammen in der Schweiz verbunden. Ihr Treuhandbüro greift ohne Doppelerfassung direkt auf die Daten zu. Der Monatsabschluss wird zur Formsache.
Lassen sich mehrere Sektionen oder Delegationen über eine einzige Oberfläche führen?
Ja. tipee ist von Haus aus für mehrere Standorte gebaut. Sie führen alle Ihre Strukturen über eine einzige Oberfläche, mit Zugriffsrechten, die sich pro Standort oder verantwortliche Person einstellen lassen.
Wie lange dauert die Einführung von tipee in einem Verein?
Die Einführung dauert in der Regel 2 bis 6 Wochen, je nach Grösse der Organisation und Komplexität der Parametrierung. Unser Team begleitet von A bis Z: Import der bestehenden Daten, Parametrierung der Anstellungsformen und GAV, Schulung der Teams.
Haben Sie weitere Fragen?
Wenn Sie eine weitere Frage haben oder den ersten Kontakt lieber schriftlich aufnehmen, nutzen Sie unser Formular.
Wir antworten innert 1 bis 2 Arbeitstagen.
KONTAKT & BEGLEITUNG
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Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen unseren Service und seine Funktionen vorzustellen sowie Ihre Fragen zu beantworten – sowohl im HR- als auch im technischen Bereich.
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