Endlich ein klarer Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz (und Spass macht es auch!)
Bin ich als Unternehmer verpflichtet, die Arbeitsstunden meiner Mitarbeitenden zu erfassen? Welche Risiken bestehen im Fall einer Kontrolle? Sieht das Arbeitsrecht Ausnahmen vor? Solche Fragen werden uns häufig gestellt. Manchen ist gar nicht bewusst, dass in der Schweiz eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Vielen wird das erst bewusst, wenn eine Kontrolle droht. Deshalb hat tipee alle Informationen in diesem Beitrag zusammengestellt.
«Ihr Billett, bitte!»
An einem schönen Morgen im Mai 2008 ertönt bei tipee die Türklingel. Diesmal ist es nicht der Postbote oder ein Kunde, der uns besucht, und auch nicht die Kollegin, die öfter einmal ihren Schlüssel vergisst. Vielmehr sind es Mitarbeitende des Service de l’emploi (SDE), des Arbeitsinspektorats, das im Kanton Waadt Kontrollen durchführt. Nach dem ersten Schock (den wir nach ein paar Sekunden überwinden) bitten wir den Mann und die Frau herein. Sie wirken freundlich, aber ernst – ernst genug, um in ihrer Gegenwart nicht allzu viele Witze zu reissen. Sie erklären uns, dass sie im Rahmen einer Routineinspektion zu uns kommen. In der folgenden Stunde (oder war es doch länger? In Stresssituationen trügt die Erinnerung manchmal ...) prüfen sie unter anderem Folgendes:
- die Liste der aktuell im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitenden
- eine Aufstellung der im vergangenen Monat und im November des Vorjahres geleisteten Arbeitsstunden
- auf welche Art und Weise unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen
- die Zahl der Stunden, die jeder unserer Mitarbeitenden pro Monat arbeitet
Wir kennen die Aufgaben des SDE (und ähnlicher kantonaler Behörden wie beispielsweise dem Genfer OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail oder dem Zürcher Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA)) nur allzu gut. Natürlich sind wir sicher, dass wir alle nötigen Unterlagen und Aufzeichnungen haben, denn schliesslich dreht sich bei uns seit über 15 Jahren alles um das Thema Arbeitszeiterfassung. Trotzdem sind wir auch nur Menschen: Obwohl wir genau wissen, dass wir alles vorzeigen können, kommt das leichte Unbehagen auf, das einen beschleicht, wenn der Billettkontrolleur in den Bus steigt. Wir wissen zwar, dass wir unser Billett haben und kein Grund zur Sorge besteht, aber das unbehagliche Gefühl verschwindet erst wieder, wenn der Kontrolleur unser Billett entwertet hat und uns signalisiert, dass alles in Ordnung ist. Und wir sind nicht die Einzigen: Auch unsere Kunden, die schon einmal eine Kontrolle erlebt haben, bestätigen uns, dass sie dieses Angstgefühl kennen, selbst wenn sie wissen, dass sie alle Vorschriften eingehalten haben. Für diejenigen, die sich nicht daran halten (und sofort tipee anrufen, sobald der SDE ihre Räumlichkeiten verlassen hat), kommt es zum Zeitpunkt der Inspektion noch schlimmer … Sie wissen nun, dass sie innerhalb einer festgelegten Frist die notwendigen Unterlagen zusammensuchen müssen, bevor zwischen ein bis drei Monate später die nächste Inspektion stattfindet.
Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: ein Überblick
Wie wir in unserem Leitfaden erläutern, besteht in der Schweiz, besteht seit 1966 die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Rechtsgrundlage ist Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG), der vom SECO im Detail erläutert wird. Ziel des Artikels ist der Schutz der Mitarbeitenden durch Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten.
Das ArG sieht folgende Möglichkeiten vor:
- systematische Arbeitszeiterfassung, die grundsätzlich für alle Mitarbeitenden gilt
- vereinfachte Arbeitszeiterfassung, bei der nur die täglich geleistete Gesamtarbeitszeit festgehalten wird
- Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung
Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden zu dokumentieren, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr (Art. 73 ArGV 1). Ausserdem muss der Arbeitgeber die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage abrechnen.
Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung und der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung wurden vom Bundesrat im Jahr 2016 eingeführt, um eine Anpassung an den sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsmarkt zu ermöglichen. Flexible Arbeitsmodelle wie die Arbeit im Homeoffice und in Teilzeit machten die ordnungsgemässe Anwendung des Arbeitsgesetzes in der Schweiz zwingend erforderlich. Da fünf Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein müssen (siehe Leitfaden für Details), um von der Arbeitszeiterfassung befreit zu werden, steht diese Möglichkeit nur einem kleinen Anteil der Schweizer Beschäftigten offen. Nur die Gesamtarbeitsverträge der Post und der Banken sehen die Möglichkeit eines Verzichts vor.
Die gute Nachricht ist, dass die Berechnung der Arbeitsstunden weniger als Zwang angesehen wird, sondern in erster Linie dazu dient, übermässige Arbeitszeiten zu vermeiden. Seit der Pandemie ist der Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden schliesslich noch
wichtiger geworden.
Arbeitszeiterfassung zum Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden
Die Arbeit im Homeoffice und flexible Arbeitszeiten stehen nach wie vor hoch im Kurs. Ein Kombi-Modell, bei dem jede Woche abwechselnd im Büro und im Homeoffice gearbeitet wird, scheint sich bei Mitarbeitenden und Arbeitgebern gleichermassen grosser Beliebtheit zu erfreuen. Allerdings kann es schwierig sein, abzuschalten und die Arbeit im Büro zu lassen, vor allem wenn dieses sich nur einen Steinwurf entfernt von der Küche oder vom Schlafzimmer befindet. So verschwimmen die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben immer mehr. Deshalb ist der Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden heute wichtiger denn je zuvor, um Risiken wie Stress und Burnout zu vermeiden. Solche Phänomene schaden zwar in erster Linie den Mitarbeitenden selbst, letztendlich haben sie aber Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen und können zu erheblichen wirtschaftlichen Verlusten führen. Prävention ist deshalb wichtig. Insbesondere müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden nicht am Wochenende oder an Ferientagen arbeiten und ihre Arbeitszeit nicht die vom Unternehmen oder vom Gesamtarbeitsvertrag genehmigten Stunden überschreitet.
Dazu muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen. In welcher Form dies geschieht, ist unerheblich. Wichtig ist vor allem, dass diese Informationen im Falle einer Kontrolle zur Verfügung stehen, denn auch wenn diese Aufgabe Mitarbeitenden übertragen wird, trägt der Arbeitgeber nach wie vor die Verantwortung dafür. Im Falle eines Verstosses ist er es, der zur Rechenschaft gezogen wird.
