Wussten Sie, dass es mehrere Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden gibt? Und Sie müssen auch nicht immer bei ein und derselben Methode bleiben! Sie können immer wieder Anpassungen vornehmen, beispielsweise wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeitsweisen sich weiterentwickeln und ihre anfängliche Entscheidung Ihre Bedürfnisse nicht mehr erfüllt.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, die ein gutes Zeiterfassungs-Tool bieten sollte, vor. Hoffentlich können wir damit alle Ihre Fragen beantworten und Sie bei der Wahl der bestmöglichen Methode für Sie und Ihre Teams unterstützen.
Ein flexibles Zeiterfassungssystem ist ein Muss!
Durch unseren Beruf kommen wir mit vielen Unternehmen in Kontakt, welche die Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verbessern wollen. Dass Unternehmen in der Schweiz gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind, ist nicht der einzige Grund. In vielen Fällen hat die Unternehmensleitung einfach nur den Wunsch, die Arbeitszeiterfassung zugunsten aller ihrer Mitarbeitenden sowie ihres Unternehmens selbst vereinfachen.
Bei ersten Gesprächen räumen viele Kundinnen und Kunden jedoch ein, dass sie anfänglich nur zögerlich an die Suche nach einem geeigneten Zeiterfassungssystem herangegangen sind. Grund war die Befürchtung, dass keine der Lösungen auf dem Markt wirklich auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten war. Weit gefehlt! Es gibt nicht nur verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen, sondern gegebenenfalls ist es sogar möglich, später noch Anpassungen vorzunehmen. Die einzige Voraussetzung dafür? Gleich am Anfang muss ein flexibles Zeiterfassungs-Tool gewählt werden, das mehrere Optionen für die Arbeitszeiterfassung bietet.
Arbeitszeiterfassung: vier Methoden abhängig von Ihren Bedürfnissen
Woher wissen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer, ob eine Zeiterfassungssoftware wirklich gut ist? Die Antwort ist einfach: Das ideale Tool muss vor allem flexibel sein und mehrere Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung bieten. Jedes Unternehmen muss ab und an seine Arbeitsweisen ändern und darf sich dabei in seinen Möglichkeiten nicht von einem Tool einschränken lassen, denn ein Zeiterfassungssystem sollte allen das Leben erleichtern, anstatt die Situation zu verkomplizieren!
Zur Erinnerung: Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) verpflichtet Unternehmen, die Anwesenheiten und Absenzen aller Mitarbeitenden inklusive Pausen zu erfassen. Ein effizientes Tool sollte Ihnen die folgenden vier Methoden der Arbeitszeiterfassung bieten:
- systematisches physisches Stempeln (mittels Stempeluhr)
- systematisches Stempeln via Applikation (via Smartphone, Tablet oder Computer)
- manuelle Eingabe
- Umwandlung einer Planung in tatsächlich geleistete Arbeitsstunden
Die Präferenzen unserer Kunden verteilen sich dabei wie folgt: 70 % bevorzugen das systematische Stempeln, 25 % Option 4 (mit Bearbeitung von Ausnahmen) und die übrigen 5 % bevorzugen die manuelle Eingabe.
Wie finden Sie heraus, welche Option die richtige für Ihr Unternehmen ist? Das hängt alles von Ihrem Tätigkeitsbereich, Ihrer Arbeitsweise und Ihren Erwartungen ab. Wir können Ihnen versichern, dass Ihnen alle Möglichkeiten offenstehen: Einige Unternehmen benötigen zum Beispiel eine Kombination aus diesen Optionen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht zu werden. Das heisst aber nicht, dass alle Unternehmen diese vier Methoden zur Erfassung von Arbeitszeiten anwenden müssen. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, Sie auf Grundlage seiner Erfahrung zu beraten. Dabei haben Sie aber das letzte Wort: Sie entscheiden, welche Option am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Schauen wir uns nun die Besonderheiten der einzelnen Zeiterfassungsmethoden im Detail an.
1. Systematisches physisches Stempeln: einfach und präzise
Beim systematischen physischen Stempeln wird die Arbeitszeit durch eine Stempeluhr an der Wand erfasst. Im Fall von tipee reicht es aus, einen Badge, eine Chipkarte oder auch einfach nur ein Smartphone davor zu halten. Dabei muss nicht angegeben werden, ob ein- oder ausgestempelt wird. Die Stempeluhr ist mit der Software verbunden und erkennt automatisch, ob die Mitarbeitenden am Arbeitsbeginn oder -ende stempeln.
Sie möchten die Arbeitszeiterfassung lieber als Chance statt als Pflicht sehen? Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden systematisch stempeln lassen, tun Sie viel mehr, als nur Ihrer gesetzlichen Pflicht nachzukommen. Sobald Ihre Mitarbeitenden stempeln, werden ihre Stundensalden in der Software automatisch aktualisiert: Niemand muss mehr in die Personalabteilung gehen, um seinen Feriensaldo herauszufinden. Diese Informationen lassen sich nun ganz einfach in der Applikation abrufen.
Welche Vorteile bietet eine physische Stempeluhr?
- Diese Art der Zeiterfassung ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, der gesetzlichen Pflicht nachzukommen.
- Sie ist präzise und auf die Sekunde genau.
- Allen ist klar, wie es funktioniert – Arbeitgebern und Mitarbeitenden.
- Die Mitarbeitenden können mehr Verantwortung übernehmen und HR wird entlastet.
- Alle Mitarbeitenden können ihren täglichen Stundensaldo jederzeit einsehen.
Folgende Branchen und Tätigkeitsfelder bevorzugen das systematische Stempeln mit der Stempeluhr: Industrie, bestimmte Stellen von Gemeindeverwaltungen, Kinderbetreuungseinrichtungen (grössere Einrichtungen), Detailhandel, Gesundheitswesen (Arzt- und Tierarztpraxen), Sozialwesen usw.
2. Systematisches Stempeln via Applikation oder Smartphone: die Stempeluhr in der Tasche
Diese zweite Methode kann unabhängig oder als Ergänzung zur physischen Stempeluhr verwendet werden. Ihre Mitarbeiterin fährt zum Kundentermin und dieser endet erst mit dem Feierabend? Kein Problem: Sie kann morgens bei der Ankunft im Unternehmen an der physischen Stempeluhr einstempeln und das Ende des Kundentermins via Smartphone erfassen.
Ihre Mitarbeitenden sind von Berufs wegen viel unterwegs? In diesem Fall nützt Ihnen eine physische Stempeluhr wenig. Mit einem flexiblen Zeiterfassungs-Tool können Sie Anfang und Ende der Arbeitszeit jedoch via Smartphone erfassen. So haben Ihre Mitarbeitenden die Stempeluhr immer bereit in der Tasche!
Welche Vorteile bietet das systematische Stempeln via Applikation oder Smartphone ?
- All jene Vorteile, die auch eine physische Stempeluhr bietet (präzise und auf die Sekunde genau).
- Diese Methode ist ideal geeignet für Mitarbeitende, die von Berufs wegen viel unterwegs sind.
- Sie ist die perfekte Lösung für Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten (via Smartphone oder Computer).
- Auf Wunsch ist beim Stempeln auch eine Geolokalisierung möglich.
Folgende Branchen und Tätigkeitsfelder entscheiden sich häufig für das systematische Stempeln via Applikation oder Smartphone: Baugewerbe, Handwerker, Strassenbau, Hausmeister, Reinigungsunternehmen, Berufe mit Aussendienst und Arbeit im Homeoffice.
3. Manuelle Eingabe: perfekt zum Füllen von Lücken
Ein Mitarbeitender hat vergessen, morgens zu stempeln? Keinen Sorge! Eine gute Applikation bietet für diesen Fall die Möglichkeit, die Uhrzeiten manuell einzugeben.
Diese Methode kann natürlich auch systematisch genutzt werden, aber das wäre ja so umständlich wie das Ausfüllen einer Excel-Tabelle … Aber ein Zeiterfassungs-Tool ist natürlich genau dazu gedacht, diese Aufgabe praktischer, einfacher und weniger zeitaufwendig zu erledigen.
Vor allem soll vermieden werden, dass die Mitarbeitenden vergessen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, und höchstens sporadisch daran denken. Das Risiko von Ungenauigkeiten und Versäumnissen ist hoch – ganz zu schweigen davon, dass der Arbeitszeitsaldo nicht aktuell ist, wenn die Mitarbeitenden vergessen haben, ihre Arbeitsstunden zu erfassen.
Die systematische manuelle Erfassung ist oft nur eine Übergangslösung: Kunden, die ihre bisherigen Excel-Dateien ersetzen wollen, greifen häufig darauf zurück, bevor sie eine systematische Zeiterfassung einführen.
Umwandlung einer Planung in tatsächlich geleistete Arbeitsstunden: ideal für feste Arbeitszeiten
Was ist darunter zu verstehen? Die Sache ist ganz einfach: Ein gutes Zeiterfassungs-Tool sollte einem Unternehmen die Möglichkeit zur manuellen Planung der Einsätze von Mitarbeitenden bieten. Ein gutes Beispiel ist Verwaltungspersonal, denn die Arbeitszeiten ändern sich bei diesen Mitarbeitenden praktisch nie. Deshalb könnten statt einer physischen Stempeluhr ganz einfach die geplanten Arbeitszeiten zugrunde gelegt werden. In diesem Fall würde die manuelle Eingabe bei der Bearbeitung von Ausnahmen Anwendung finden, also um den vorgesehenen Einsatzplan so zu ändern, dass er der Realität entspricht. Der letzte Punkt ist übrigens sehr wichtig, da ein Einsatzplan ohne Ausnahmen bei einer Kontrolle die Aufmerksamkeit des Arbeitsinspektorats auf sich ziehen könnte.
Diese Methode kann verwendet werden, wenn die Mitarbeitenden regelmässige Arbeitszeiten einhalten. Natürlich ist diese Art der Zeiterfassung nicht so genau wie beim systematischen Stempeln via Stempeluhr, Smartphone, Computer oder Tablet.
Welche Tätigkeitsfelder bevorzugen diese Methode? Verwaltungspersonal, Gemeindeverwaltungen und Kinderbetreuungseinrichtungen (kleine Organisationen).
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz zwar Pflicht, aber die Wahl der Methode oder des Tools ist Unternehmen freigestellt. Durch die Wahl eines dedizierten Zeiterfassungssystems können Sie diese Pflicht als Gelegenheit nutzen, Zeit zu gewinnen und die Effizienz zu steigern. Mit einem flexiblen Tool ist alles möglich, auch die Wahl einer geeigneten Methode, die den Anforderungen des Unternehmens am besten gerecht wird. Und es lässt sich anpassen, wenn sich die Bedürfnisse und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens ändern!
