Stets den Überblick über Feriensaldo und Ferienanspruch aller Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu behalten kann ein Kinderspiel sein. Oder auch nicht.
Bei der Berechnung des Ferienanspruchs spielen mehrere Faktoren eine Rolle – und die Zahl der bereits in Anspruch genommenen Ferientage. Beschäftigt man sich im Detail damit, erweist sich das, was auf den ersten Blick einfach erscheint, plötzlich als recht komplex. Vielleicht müssen Sie sogar erst noch handschriftliche Notizen zusammensuchen und Ihren Taschenrechner hervorholen, um Arbeitszeit und Ferienanspruch zu berechnen.
Hinzu kommt, dass die Zahl der Teilzeitbeschäftigten immer mehr steigt. Auch Änderungen des Beschäftigungsgrads kommen heute viel häufiger als früher vor. Ganz unabhängig vom Grund – seien es neue Gewohnheiten der Generation Y oder einfach eine Weiterentwicklung der Arbeitsmodelle – bedeutet das: Unternehmen müssen sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und talentierte Mitarbeitende für sich zu gewinnen.
Wenn es heute ein Thema gibt, bei dem Genauigkeit gefragt ist, dann ist es der Ferienanspruch. Mitarbeitende wie auch das Unternehmen selbst wünschen sich Klarheit rund um den Feriensaldo. Das Unternehmen muss mit einem Blick feststellen können, wie der Stand bei den einzelnen Mitarbeitenden ist, diese wiederum wollen schon frühzeitig wissen, ob sie bis zum Jahresende noch ein paar freie Tage einplanen können.
Im Idealfall sollten die Salden und die Berechnung des Ferienanspruchs daher immer hundertprozentig korrekt sein. Vor allem aber sollten alle betroffenen Personen in Echtzeit darauf zugreifen können. Die gute Nachricht ist: All das ist möglich und sogar ganz einfach!
Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Elemente, die es bei der Berechnung des Feriensaldos zu berücksichtigen gilt. Dabei stellen wir uns drei grundlegende Fragen:
1. Was genau ist ein Ferientag?
Natürlich gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten. In diesem Beitrag beantworten wir sie unter dem Gesichtspunkt der Arbeitszeiterfassung. Kurz und gut: Es geht darum, wie bereits genommene Ferientage abgerechnet werden.
In vielen Fällen ist das ganz einfach: Ein Ferientag entspricht 8 Stunden, genau wie ein Arbeitstag. Doch inzwischen arbeiten immer mehr Beschäftigte in Teilzeit, und dann entspricht ein Ferientag nicht unbedingt immer 8 Stunden.
Schauen wir uns das einmal am Beispiel von Simon an. Er hat am 1. April im Unternehmen angefangen und arbeitet seitdem zu 60 %. Seine Arbeitszeit (24 Stunden pro Woche) hat er wie folgt eingeteilt: 3 Stunden am Montagnachmittag, 9 Stunden am Dienstag, 8 Stunden am Mittwoch und 4 Stunden am Donnerstagmorgen. Freitags hat er frei.
Wenn Simon einen Ferienantrag stellt, ist schnell klar, dass ein Ferientag am Donnerstag nicht den gleichen Wert hat wie ein Ferientag am Dienstag. Die Ferien können also nicht mehr nach Tagen abgerechnet werden. In diesem Fall muss mit Ferienstunden gerechnet werden, weil ein Dienstag Simon 9 Ferienstunden «kostet» und ein Donnerstag nur 4 Stunden.
Werden die Ferien wochenweise am Stück genommen, kommt diese Frage erst gar nicht auf. Doch häufig werden einzelne Ferientage beantragt. Wenn Simon also einzelne Ferientage nimmt, kann er im Laufe eines Jahres weniger Dienstage (die ihn mehr Stunden «kosten») als Donnerstage freinehmen. Verstehen Sie das Prinzip? Sie müssen auf den Wert eines Ferientages achten, vor allem wenn die Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden ungleichmässig über die Woche oder das Jahr aufgeteilt haben.
Einige Gesamtarbeitsverträge (GAV) für Unternehmen, deren Mitarbeitende ungleichmässige Arbeitszeiten haben, schreiben vor, dass die Ferientage anhand eines über fünf Tage geglätteten Durchschnittswerts zu berechnen sind. Diese Methode ist in Medizin- und Sozialberufen sehr verbreitet, in denen Wochenend- und Nachtarbeit weit verbreitet ist.
2. Wie wird der Ferienanspruch berechnet?
Auch die Berechnung des Ferienanspruchs ist in der Regel recht einfach. Im Arbeitsvertrag ist der Ferienanspruch klar angegeben. Häufig wird er als Anzahl von Tagen (z. B. 20 Tage) oder Wochen (z. B. vier Wochen) festgelegt. Bei Mitarbeitenden, deren Beschäftigungsgrad sich im Laufe eines Jahres nicht ändert, lässt sich der Ferienanspruch leicht berechnen.
Ganz anders sieht die Sache bei Mitarbeitenden wie Simon aus, der seit dem 1. April zu 60 % (24 Wochenstunden) arbeitet, den Beschäftigungsgrad ab dem 1. Oktober aber auf 100 % (40 Wochenstunden) erhöht. In diesem Fall gestaltet sich die Berechnung des Ferienanspruchs komplizierter.
Machen wir ein kleines Rechenbeispiel:
- Zuerst muss eine einfache Pro-rata-Berechnung durchgeführt werden, um den Ferienanspruch ab dem 1. April zu berechnen. Beträgt der Ferienanspruch im Unternehmen allgemein 20 Tage (oder vier Wochen) im Jahr, hat Simon bei einem Beschäftigungsgrad von 60 % Anspruch auf 15 Tage (oder 3 Wochen), da er erst seit April im Unternehmen tätig ist und daher in diesem Jahr nur neun von zwölf Monaten arbeiten wird – also 20 x 9 / 12 = 15 Tage.
- Dann muss die Änderung des Beschäftigungsgrads in die Berechnung einfliessen:
- Für die ersten zehn Tage (für die sechs Monate ab dem 1. April bis zum 30. September) erwirbt Simon einen Ferienanspruch auf der Grundlage von 24 Arbeitsstunden pro Woche (60 % von 40 Stunden).
- Für die fünf Tage ab Oktober werden jedoch 40 Wochenstunden zugrunde gelegt, da er nun zu 100 % arbeitet.
Sein Ferienanspruch liegt also genau bei zwei Wochen (zehn Tage) à 24 Stunden plus einer Woche (fünf Tage) à 40 Stunden, d. h. 88 Ferienstunden.
3. Wie viele Ferientage können aufs nächste Jahr übertragen werden?
Stellen wir auf der Grundlage unseres Beispiels weitere Berechnungen an.
Simon hat wie erwähnt einen Ferienanspruch von 15 Tagen, d. h. drei Wochen. Ganz genau gesagt sind es zwei Wochen à 24 Stunden und eine Woche à 40 Stunden, das heisst 88 Stunden Ferien.
Sein Saldo per Ende Jahr hängt davon ab, wann er seine Ferien nimmt. Ja, richtig gelesen!
Stellen wir uns zunächst das folgende Szenario vor:
Simon nimmt über Ostern eine Woche frei, dann zwei weitere Wochen im Sommer. Insgesamt macht das drei Wochen Ferien. Beträgt sein Saldo also per Ende Jahr null?
Natürlich nicht, denn er hat drei Wochen à 24 Stunden freigenommen (während der Zeit, als er zu 60 % arbeitete), doch sein Ferienanspruch basiert auf zwei Wochen à 24 Stunden und einer Woche à 40 Stunden (und nicht 24).
Ihm bleiben also noch einige Tage/Stunden, die er als Ferien nehmen kann. Genau berechnet sind es 88-(3 x 24) = 16 Stunden, also zwei Tage à 8 Stunden. Diese Ferientage kann er vor dem Jahresende nehmen oder sie auf das Folgejahr übertragen.
Schauen wir uns ein anderes Beispiel an:
Simon hatte nach Antritt seiner Stelle sehr viel Arbeit und kann erst im Oktober zwei Wochen Urlaub nehmen. Beträgt sein Ferienanspruch nun eine ganze Woche? Die Antwort lautet natürlich nein, denn er hat bereits 80 Stunden in Anspruch genommen (zwei Wochen à 40 Stunden). Sein verbleibender Ferienanspruch liegt daher bei acht Stunden, die er vor dem Jahresende nehmen oder auf das Folgejahr übertragen kann.
Eine Änderung des Beschäftigungsgrads wirkt sich somit auf den Feriensaldo aus, und zwar nicht nur auf die Berechnung des Ferienanspruchs, sondern auch auf die Zahl der Stunden pro Ferientag.
Fazit
Eine genaue Berechnung des Feriensaldos ist oft viel komplizierter als erwartet. Das gilt sowohl für die Feststellung des Ferienanspruchs als auch für die Bestimmung der Anzahl verbrauchter Ferientage. Simons Fall ist noch relativ einfach. Stellen Sie sich vor, er tritt seine Stelle mitten im Monat an, also beispielsweise am 15. März, und kündigt seinen Vertrag Ende Januar des Folgejahres. Dann wird die Berechnung noch schwieriger!
Unser Rat: Rechnen Sie Ferien in Stunden ab. So werden Sie allen denkbaren Fällen am besten gerecht. Die Berechnung des Ferienanspruchs erfolgt präzise und gerecht. Doch dazu müssen Sie nicht erst Ihren Taschenrechner bemühen oder sich mit Excel herumschlagen!
Mit einem Zeiterfassungstool wie tipee behalten Sie stets den Überblick: tipee erledigt die ganze Arbeit und berechnet automatisch und ohne Kopfzerbrechen alle Werte für Sie.
Doch nicht nur das: tipee berechnet alles in Echtzeit. Simon möchte einen weiteren Ferientag haben? Er will seinen Beschäftigungsgrad erneut ändern? Kein Problem, der Feriensaldo per 31. Dezember ist immer korrekt.
Und das ist beruhigend, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden.
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