Fiches de salaire, attestations, contrats de travail, lettres de recommandation, arrêts maladie, évaluations de fin d’année… La liste des documents personnels que les ressources humaines gèrent dans une entreprise est bien plus longue que ce que l’on imagine ! De l’embauche d’un salarié jusqu’à son départ de l’entreprise, les RH se doivent de prendre en charge tous les documents permettant un meilleur suivi des collaborateurs et collaboratrices à chaque étape de leur carrière.
Vive le numérique, qui est venu remplacer les multiples dossiers suspendus, et simplifier non seulement la sauvegarde, mais aussi l’accès et le partage de tous ces documents ! C’est ce que le module portail RH de notre logiciel tipee permet de faire. Nous vous expliquons comment.
Le portail RH de tipee pour la gestion du personnel
Le portail RH de tipee garantit la gestion des documents et la sécurité des données des collaborateurs et collaboratrices. L’objectif est de simplifier le travail du département des ressources humaines, et d’aider les entreprises à améliorer l’efficacité et la productivité. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :
- L’annuaire d’employés toujours à jour, pour savoir qui travaille dans quel secteur et à quel taux 🙂.
- Le dossier des collaborateurs, pour accéder à la fiche personnelle de chacun et chacune (vérifier le solde d’heures, le droit aux congés, et plein d’autres informations utiles pour l’entreprise).
- Les documents RH, vrai coffre-fort virtuel avec, pour chaque personne, le contrat de travail, les évaluations annuelles, le certificat de travail, etc. Bien entendu, certains documents seront uniquement accessibles par les RH, alors que d’autres sont visibles par l’employé.
Comment se passe la gestion des notes de frais et des salaires dans tipee ?
C’est bien connu : faire ses notes de frais n’est pas la plus agréable des tâches, ni la plus rapide. Le plus souvent, on laisse les tickets de caisse s’entasser, et on finit par tout traiter à la dernière minute, avec le risque d’oublier quelque chose ou d’y passer plus de temps que nécessaire. Avec tipee, la saisie des notes de frais se fait en quelques clics seulement, depuis un laptop ou un smartphone !
Il suffit ensuite de les transmettre à la personne chargée de la validation et, si tout est bon, il ne reste plus qu’à procéder au remboursement.
Quant aux salaires, tipee ne prend pas en charge leur calcul, cependant il gère les variables salaires (indemnités et majorations) qui peuvent être exportées dans un logiciel comptable pour le calcul des salaires. Ensuite, tipee permet d’importer les fiches de salaire directement depuis le logiciel de gestion de paie. Ceci est très pratique, car les collaborateurs et collaboratrices peuvent y accéder à tout moment, et ne risquent pas de les égarer 😉.
Encore mieux : le fait de sauvegarder les fiches de salaire dans tipee évite de les transmettre par email, et permet ainsi de se conformer à la loi sur la protection des données (LPD). En effet, la loi fédérale oblige les entreprises à sécuriser toutes les informations personnelles liées à ses collaborateurs et collaboratrices : noms et prénoms en font partie.
« Born ready » : tipee est le logiciel suisse pour la gestion des documents rh qui prend en compte la sécurité dès sa création
L’actuelle loi fédérale sur la protection des données, ainsi que la nouvelle qui entrera en vigueur le 1er septembre 2023 se basent sur les principes de la protection des données dès la conception et par défaut (« privacy by design » et « privacy by default »). Bonne nouvelle : tipee aussi ! En effet, ces principes sont appliqués pour tous les nouveaux développements. En quoi consistent-ils ?
L’approche « privacy by design » implique l’intégration de la protection de la vie privée des utilisateurs et utilisatrices dès la conception du produit ou service qui collecte les données personnelles. Le principe de « privacy by default » assure le niveau de sécurité le plus élevé dès la mise en circulation du produit ou service, en activant par défaut toutes les mesures nécessaires à la protection des données et à la limitation de leur utilisation, sans intervention des utilisateurs.
Pour conclure
Le module portail RH de l’application tipee aide les entreprises à gérer efficacement la sauvegarde et l’accès aux données des collaborateurs et collaboratrices. Cela permet de gagner du temps, mais aussi d’éviter le recours systématique aux emails pour l’envoi de documents contenant des informations personnelles, ce qui est interdit par la loi fédérale sur la protection des données (LPD).
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FAQ / Questions
Comment se procurer ses dernières fiches de salaire ?
La façon la plus simple d’obtenir un duplicata de son bulletin de salaire est d’en faire la demande directement auprès de son employeur ou ancien employeur. En effet, selon le Code des Obligations suisse (CO), l’article 127 stipule que “Les réclamations résultant du contrat de travail se prescrivent par cinq ans.” Cela signifie que l’employeur doit conserver les fiches de paie pendant au moins cinq ans pour prouver que le salaire a bien été payé. De plus, le Code des Obligations (art. 958f) stipule également que les entreprises doivent conserver leurs documents comptables (ce qui inclut les fiches de paie) pendant 10 ans.
Combien de temps faut-il garder ses notes de frais ?
Les justificatifs des notes de frais sont des pièces comptables, et à ce titre ils doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus. La période de conservation recommandée de 10 ans est basée sur l’article 957a du Code des obligations suisse, qui stipule que les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables et les justificatifs correspondants pendant 10 ans.
Qu'est-ce le « privacy by design » et le « privacy by default »
« Privacy by design » signifie « protection des données dès la conception ». Si on prend l’exemple d’un logiciel ou d’une application mobile, concrètement, cela veut dire que ceux et celles qui les développent doivent prendre en compte le respect de la vie privée des personnes qui les utiliseront. Et ce, dès les premières lignes de code ! Cela implique, par exemple, de limiter le plus possible la collecte des données personnelles aux informations nécessaires à l’utilisation du logiciel ou de l’application en question.
« Privacy by default » signifie « protection des données par défaut ». Ce principe consiste à garantir le respect des données personnelles des utilisateurs par défaut : pour autoriser la collecte de données, une action pour confirmer le consentement est nécessaire. Prenons l’exemple des cookies sur les sites web : les messages pop-up qui demandent d’accepter les cookies répondent au principe de « privacy by default ».
