Une bonne gestion des soldes de vacances dans votre entreprise. Cela peut être un jeu d’enfant. Ou pas.
Plusieurs critères entrent en jeu pour calculer le droit aux vacances. Et le nombre de jours pris. Dès qu’on rentre dans les détails, ce qui parait simple de prime abord devient plus complexe et peut-être aurez-vous besoin de sortir votre calculatrice d’heure de travail.
Surtout qu’aujourd’hui, le nombre de personnes à temps partiel augmente de plus en plus. Et les changements de taux sont bien plus fréquent que par le passé. Fruit de la génération Y ou simple évolution des méthodes de travail, c’est égal, pour rester compétitive et trouver de bon éléments, l’entreprise n’a d’autres choix que de s’adapter.
Et s’il y a un sujet sur lequel il faut être précis, c’est bien celui-là. Car tant l’employé·e que l’entreprise déteste le flou artistique qui peut régner autour des soldes de vacances. L’entreprise doit voir en un coup d’oeil où en sont ses équipes; et l’employé veut savoir maintenant s’il peut encore placer quelques jours à la fin de l’année.
Dans un monde idéal, les soldes et les calcul des heures devraient donc être toujours parfaitement justes. Et surtout disponibles en temps réel pour toutes les personnes concernées. Bonne nouvelle: cela est tout à fait possible et de manière simple !
Nous allons détailler ci-dessous les différents éléments qui composent le calcul du solde de vacances, en nous posant trois questions élémentaires :
1. C’est quoi une journée de vacances ?
Il y a bien sûr plusieurs manières de répondre à cette question. Pour ce post, nous l’aborderons sous un angle de la gestion du temps. Soit, comment sont décomptés les jours de vacances pris.
Souvent, c’est simple: une journée de vacances, c’est 8h ; comme un jour de travail. Finalement, avec de plus en plus de personnes qui travaillent à temps partiel, une journée de vacances, ce n’est peut-être pas toujours 8h.
Prenons le cas de Simon qui travaille à 60%, depuis le 1er avril. Il a réparti ses heures (24 heures semaine) comme suit: lundi après-midi 3h, mardi journée de 9h, mercredi 8h, jeudi matin 4h et vendredi congé.
Lorsqu’il demande à prendre un jour de vacances, on s’aperçoit rapidement qu’un jeudi de vacances n’a pas la même valeur qu’un mardi de vacances. On ne peut donc plus gérer les vacances en jours. Il faut parler d’heures de vacances puisqu’un mardi lui « coûte » 9 heures de vacances et un jeudi c’est 4 heures.
Il est généralement prévu que les vacances soient prises en bloc de semaine ce qui évite cette question. Dans la réalité, il est très fréquent que des jours épars soient posés. Dans le cas présent, si la personne prend des jours séparés, elle pourra prendre moins de mardis (qui lui « coûtent » plus d’heures) que de jeudis dans l’année. Vous voyez l’idée?Il faut donc être attentif à la valeur d’un jour de vacances, surtout lorsque les collaborateurs-trices ont des heures de travail réparties de manière non-homogène sur la semaine ou dans l’année.
A noter que certaines CCT (Conventions Collectives de Travail, destinées à des organisations dont les collaborateurs travaillent de manière irrégulière) préconisent de compter les heures de vacances en fonction d’une valeur moyenne, lissée sur 5 jours. Cette manière de faire est très répandue dans le monde médical et social où le travail inclus les week-end et les nuits.
2. Comment calculer le droit aux vacances ?
Généralement, là aussi, c’est assez trivial. Sur un contrat de travail, le droit aux vacances est clairement indiqué. Souvent en nombre de jours (par exemple 20 jours), ou alors en semaines (4 semaines). Pour une personne qui travaille toute l’année au même taux d’activité, ce droit est tout à fait simple à suivre.
En revanche, si l’on reprend l’exemple de Simon qui travaille dès le 1er avril à 60% (24 heures par semaine) puis modifie son taux d’activité à 100% (40 heures par semaine) à partir du premier octobre, le calcul du droit aux vacances se complique.
Accrochez-vous, on va faire un peu d’arithmétique!
- Dans un premier temps, il faut faire un simple calcul de prorata pour calculer le droit à partir du 1er avril. Si l’on reprend l’exemple des 20 jours (ou 4 semaines) par année, son droit va passer à 15 jours (ou 3 semaines) puisqu’elle travaille 9 mois sur 12 Donc 20 x 9 / 12 = 15 jours.
- Ensuite il faut intégrer le changement de taux dans le calcul:
- les 10 premiers jours (pour les 6 mois allant du 1er avril au 30 septembre), il engrange un droit aux vacances sur une base de 24 heures par semaine (60% de 40 heures).
- Les 5 jours qu’il engrange ensuite à partir du mois d’octobre sont quant à eux calculés sur une base de 40 heures semaine puisqu’il est alors à 100%.
Le droit aux vacances est donc précisément de 2 semaines (les 10 jours) à 24 heures plus 1 semaine (les 5 jours) à 40 heures = soit 88 heures de vacances.
3. Quel solde de vacances vais-je reporter à l’année suivante ?
Continuons à faire de l’arithmétique, basée sur les exemples précédents.
Nous avons vu que le droit aux vacances de Simon est de 15 jours, soit 3 semaines. Plus précisément, 2 semaines à 24 heures et une semaine à 40 heures, soit 88 heures de vacances.
On va voir maintenant que le solde à la fin de l’année va dépendre de la période à laquelle il prend ses vacances. Eh oui!
Dans un premier temps, imaginons le scénario suivant :
Simon prend une semaine de vacances à la période de Pâques puis 2 semaines en été, cela fait bien 3 semaines de vacances au total. Son solde est-il pour autant à zéro à la fin de l’année?
Bien sûr que non, puisqu’il aura pris 3 semaines à 24 h (car il les a prises pendant la période à laquelle il travaillait à 60%) alors que son droit aux vacances est basé sur une des trois semaines à 40 h et non 24h.
Il lui reste donc quelques jours/heures de vacances. Précisément 88-(3*24) = 16 heures, soit 2 jours à 8 heures. A prendre avant la fin de l’année ou à reporter pour l’année suivante.
Prenons un autre cas de figure :
Simon a eu beaucoup de travail en début de contrat et il prend 2 semaines au mois d’octobre. Lui restera-t-il 1 semaine complète? La réponse est non, puisqu’il a déjà consommé 80 heures (2 semaines à 40 heures), il ne lui reste donc que 8 h, qui pourront être prises cette année ou reportées sur l’année prochaine.
On constate que les changements de taux influencent donc le solde de vacances, non seulement sur le calcul du droit au vacances, mais également sur le nombre d’heures par jour pris.
En conclusion
Un calcul exact du solde de vacances est souvent plus complexe que prévu. Qu’il s’agisse de déterminer le droit aux vacances ou le nombre de vacances consommées. Car le cas de Simon est encore relativement simple. Imaginez qu’il arrive en cours de mois, par exemple le 15 mars, et qu’il termine son contrat à fin janvier de l’année suivante, ça complique encore un peu les calculs!
Notre conseil: Pour répondre aux différents cas qui peuvent se présenter, il faut établir des décomptes de vacances en heures! C’est le meilleur moyen de faire juste. Mais il faut faire chauffer sa calculatrice ou bien maîtriser Excel!
Ou alors, il faut s’équiper d’un outil de gestion du temps comme tipee, qui fera le travail pour vous, en calculant automatiquement ces valeurs, sans aucune prise de tête.
Autre avantage : tipee calcule tout en temps réel. Simon demande un jour de vacance de plus? Il souhaite changer encore une fois de taux? Aucun souci, le solde de vacances au 31 décembre est toujours juste.
Et ça c’est rassurant, tant pour l’entreprise que pour l’employé!
Vous voulez en savoir plus? Jetez un oeil à notre site tipee.ch ou contactez-nous sur hello@tipee.ch pour en discuter.
