La gestion du temps de travail est un défi de taille dans les administrations communales en Suisse romande. Que ce soit pour la saisie du temps de travail, la planification des collaborateurs, l’organisation des piquets, la gestion des absences, l’imputation des heures travaillées à des activités, etc, il est essentiel de trouver une solution efficace pour organiser et suivre les heures de travail de manière simple, rapide et transparente.
Dans cet article, nous allons passer en revue les enjeux liés à la gestion du temps de travail dans les communes suisses romandes, et voir comment une application de gestion du temps et portail RH comme tipee peut simplifier et optimiser la gestion des collaborateurs au sein d’une administration communale.
Quels sont les besoins en gestion du temps de travail dans les administrations communales ?
Les besoins en termes de gestion du temps sont nombreux et essentiels pour assurer un bon fonctionnement d’une commune. Une organisation adéquate du temps de travail permet de simplifier les processus administratifs, d’optimiser la productivité du personnel et ainsi de répondre mieux aux attentes des citoyens.
Voici certains des besoins clés dans les collectivités publiques :
Gérer le temps de présence des collaborateurs ainsi que le planning de leurs activités au moyen d’un système fiable:
Une gestion rigoureuse des présences des collaborateurs est cruciale pour garantir une disponibilité adéquate des employés. En utilisant un programme de planification et de gestion des absences, les communes peuvent mieux organiser les horaires de travail et optimiser la gestion des services et des équipes.
Planifier les services spéciaux dans les différents dicastères :
Certains dicastères, tels que la voirie (édilité), police, urbanisme, cantines scolaire, crèches ou UAPE, peuvent nécessiter d’une planification spécifique, comme les services de permanence, de piquet, taux d’encadrement ou encore le THPE (TTHPE). Une gestion efficace du temps doit pouvoir tenir compte de ces besoins particuliers pour s’assurer d’avoir toujours assez de collaborateurs en service ou de piquet.
Gérer les différents décomptes et permettre leur intégration automatisée dans le logiciel salaire :
Automatiser la saisie du temps de travail, des indemnités et des majorations et en intégrant directement ces variables salaire dans un logiciel de paie, permet de réduire les erreurs, d’optimiser les calculs et d’accélérer le traitement des données liées à la rémunération.
Rationaliser les tâches administratives liées à la gestion du personnel et aux différents décomptes qui y sont liés, quel que soit le type d’horaire :
En utilisant un logiciel de gestion du temps, les communes peuvent réduire la charge de travail liée aux décomptes d’heures, aux calculs des indemnités et majorations, aux demandes d’absence et à la gestion des horaires. L’idée est d’effectuer le minimum de saisie d’informations pour l’ensemble du processus, ce qui permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Imputer les temps destinés à divers projets :
Certaines administrations communales travaillent sur différents projets et activités pour lesquelles il est important de pouvoir imputer et suivre le temps consacré à chaque tâche. Grâce à une solution de gestion du temps, les collaborateurs peuvent enregistrer leur temps par activité (timesheet) pour faciliter le suivi et selon, la facturation de chaque activité.
Permettre un accès facilité du personnel à ses propres données :
Les employés communaux doivent avoir un accès facile à leurs propres données personnelles : contrat de travail, fiches de salaire, soldes d’heures et de vacances en temps réel, etc. En mettant en place un système de gestion du temps convivial et sécurisé, les collaborateurs peuvent consulter leurs horaires, leurs congés, leurs soldes d’heures, etc. Cela favorise la transparence, l’autonomie et la responsabilisation du personnel.
On peut le constater, la gestion du temps dans les administrations communales nécessite des outils et des processus adaptés pour répondre à leurs besoins spécifiques. En optimisant la planification du personnel, en simplifiant les tâches administratives et en favorisant l’autonomie des employés, les administrations communales peuvent améliorer leur efficacité, leur service aux citoyens et la satisfaction de leur personnel.
tipee : La solution de gestion du temps et portail RH adaptée aux collectivités publiques
Depuis plusieurs années, tipee simplifie la gestion et l’organisation des communes en Suisse romande. Que ce soit pour la gestion du temps de travail, l’organisation des différents dicastères, la mise à disposition des informations RH auprès des employés communaux, et même la gestion de la vie politique, tipee accompagne les collectivités publiques dans leurs tâches au quotidien.
L’application tipee permet de :
- créer facilement des plannings et des horaires spécifiques pour chaque service, tels que l’administration, la voirie, l’édilité, la police, les finances, l’urbanisme, etc. Il permet également d’organiser le roulement des différents piquets, comme le piquet neige à la voirie.
“L’arrivée de tipee m’a beaucoup soulagé au niveau administratif : moins de saisies et un seul outil pour la planification et la gestion du temps (tipee a remplacé trois outils). Une bonne vision en temps réel sur l’ensemble du personnel.”
Jorge Cardoso, Responsable de la voirie, Mairie de Versoix
- donner en tout temps aux employés communaux accès à leur planning de service sur leur smartphone ou ordinateur, ce qui leur permettra de savoir qui est au travail, de piquet, en vacances, absent, etc.
- traiter et suivre rapidement les absences des employés, qu’il s’agisse de congés, de maladie, d’accident, de formations, de service militaire, de maternité, etc. Soit le chef de service peut les saisir directement dans le planning (en cas de maladie ou d’accident par exemple). Soit l’employé peut faire une demande d’absence (vacances, récupération d’heures,etc) directement dans tipee, et le chef de service n’aura qu’à la valider pour que le planning et les soldes d’heures ou de vacances du collaborateur se mettent automatiquement à jour.
“La gestion des heures et des absences a notablement amélioré l’équité dans chaque service de notre Municipalité.”
Philippe Héritier, Responsable Finance et RH, Commune de Savièse
- saisir le temps de travail via une timbreuse, via un pointage sur smartphone ou même par saisie manuelle et adapter le mode d’enregistrement du temps au besoin de chaque service: la timbreuse pour les services administratifs ou l’accueil parascolaire, le pointage sur smartphone (ou la saisie des heures à postériori) pour les employés de la voirie, des travaux publics, de l’édilité, du service technique, etc.
“Un super gain de temps et une meilleure gestion des heures de travail. Merci beaucoup pour tout”
Sacha Tarayeff, Responsable de la voirie, Commune de Chardonne
- rattacher leur temps de travail à des activités spécifiques telles que le déneigement, le garde port, les commissions, etc. Cela permet de connaître précisément le temps passé sur chaque activité, ce qui est idéal notamment pour la facturation.
- coordonner facilement les temps et les taux d’encadrement des éducateurs et éducatrices dans les structures d’accueil préscolaire et parascolaire. Si ces taux changent en cours d’année, toutes les modifications se font automatiquement.
“Pour moi, en tant que responsable d’équipe, c’est un gain de temps énorme ! Une visibilité simplifiée des heures effectuées par l’équipe. Une précision des heures effectives. Contrôle et validation des heures facilitées. Des options en plus très appréciables. Pour l’équipe, un gain de temps, facilité de timbrage. Facilité d’aller faire des propositions, de corriger le timbrage et d’ajouter des activités.”
Line Comby, Responsable d’équipe, UAPE Le Trait d’Union
- générer automatiquement la majoration et l’indemnisation des heures de nuit, du week-end et des piquets. Les variables salaires peuvent être exportées directement vers des logiciels de paiement des salaires tels que Ubranus, Crésus, Proconcept, etc.
- coordonner la vie politique. Dans tipee il est possible d’organiser simplement les contenus des séances ainsi que les différentes tâches et même d’y rédiger immédiatement les PV. Ceux-ci seront directement disponibles à qui de droit dans l’application. Saisissez également les heures passées par séances ou même par dicastère.
- donner un accès direct des collaborateurs aux données dont ils ont besoin, telles que leur planning, leurs soldes d’heures et de vacances en temps réel, leurs fiches de salaires, leurs tâches…
“Une satisfaction complète pour l’ensemble des employés et surtout des RH. Nous en sommes très satisfait.”
Clélia Red-Reuse, Secrétaire Communale, Commune de Riddes
- centraliser tous les documents de référence de la commune tels que les normes, les procédures, les règlements du personnel, les plans cadastraux, les liens vers les associations communales, et autres.
- gérer les notes de frais. Les dépenses peuvent être saisies directement dans tipee. Chaque employé, municipal ou conseiller peut scanner un ticket de caisse ou renseigner les kilomètres parcourus. Selon le besoin, tipee permet de créer différents types de dépenses: forfaits repas, indemnités kilométriques différentes selon le type de véhicule utilisé, indemnités de représentation pour les communes… et même décompter des jetons de présence pour les conseillers communaux ou municipaux.
- prendre en charge les nouvelles normes de travail: télétravail, horaires flexibles, horaires fluctuants, temps partiels, et bien plus.
“Les personnes qui télétravaillent peuvent, sans crainte, être absentes du bureau. Leurs collègues et supérieurs n’ont qu’à jeter un coup d’œil au planning dans tipee pour savoir à quel moment chacun·e est au bureau ou en home office. Le collaborateur·trice en télétravail n’a qu’à timbrer ses heures de travail comme si elle se trouvait au bureau. Cette option permet de gérer le travail en présentiel ou à distance en toute transparence, ce qui représente un avantage pour les collaborateurs et pour l’employeur.”
Bérengère Marche, Responsable RH, Mairie de Versoix
L'avis des administrations communales qui ont opté pour tipee : simplicité, transparence et efficacité !
Les administrations communales qui ont choisi tipee apprécient sa simplicité, sa convivialité et sa fiabilité. Avec une interface intuitive et une gestion précise du temps de travail et des absences, tipee permet aux employés communaux de gagner du temps tout en favorisant la responsabilité de chacun et en amenant plus de transparence.
Les témoignages des utilisateurs, tels que Clelia Rard-Reus de la commune de Riddes, ainsi que d’autres clients satisfaits, soulignent les avantages indéniables de tipee pour les administrations communales.
En conclusion
tipee a su se démarquer en tant que solution de gestion du temps de travail et portail RH complète et efficace pour les administrations communales. Sa simplicité d’utilisation, son adaptabilité, le gain de temps qu’elle apporte ainsi qu’à la professionnalisation de la gestion des équipes et des employés communaux, en font un choix privilégié. Les témoignages positifs des administrations communales utilisant tipee attestent de son impact positif sur leur quotidien et confirment que revenir en arrière serait impensable pour ces clients.
